अपने पहले आभासी वार्षिक आम बैठक का सामना करना पड़ा? ये टिप्स काम आएंगे।
एजीएम किसी भी संगठन के लिए महत्वपूर्ण घटनाएँ हैं। हितधारकों के साथ साझा की जाने वाली सामग्री या रिपोर्ट पर ध्यान केंद्रित करें और उनके बीच बातचीत करें।
वर्चुअल एजीएम के लिए चेकलिस्ट ऑन-ग्राउंड मीटिंग की तुलना में पूरी तरह से अलग है ।
हम उन सभी चरणों को सूचीबद्ध करते हैं जिन्हें आपको सहज वर्चुअल एजीएम के लिए तैयार करने की आवश्यकता है :
- अपने एजेंडे को अंतिम रूप दें
- बोलने वालों की संख्या और उपस्थित लोगों की संख्या निर्धारित करें
- एक आभासी एजीएम की योजना बनाते समय अपने घटना प्रवाह को बहुत विवरण तक सीमित करें, समय महत्वपूर्ण है
- अपने ईवेंट का प्रारूप तय करें , एक ही समय में स्क्रीन पर कितने स्पीकर दिखाई देंगे? स्क्रीन स्पेस वक्ताओं या सामग्री को समर्पित किया जा रहा है?
- अपनी सामग्री को अस्थायी करें
- लाइव सामग्री हमेशा पूर्व-दर्ज फीड से बेहतर नहीं होती है
- चूंकि वर्चुअल एजीएम मुख्य रूप से रिपोर्टों और प्रस्तुतियों पर ध्यान केंद्रित करता है, इसलिए अपने सत्र को पहले से अच्छी तरह से रिकॉर्ड करना एक अच्छा विचार है, पोस्टप्रोडक्शन में इमर्सिव प्रभाव जोड़ें और फिर प्रश्नोत्तर में लाइव देखें
- सही वर्चुअल ईवेंट प्लेटफ़ॉर्म का चयन करना
- आपके वर्चुअल एजीएम फॉर्मेट और आपकी सामग्री की प्रकृति के आधार पर, एक सामान्य प्रारूप के लिए आपको जिन कार्यप्रणालियों की आवश्यकता होगी, उन्हें निर्धारित करें, आपको एक के रूप में लाइव स्ट्रीमिंग और नेटवर्किंग फंक्शंस की आवश्यकता होगी
- अपने उपयोगकर्ता अनुभव को आदर्श से परे ले जाने के लिए, आप एक ऐसा मंच भी चुन सकते हैं जो गतिशील आभासी घटना वातावरण को संक्रमण वॉकथ्रू के साथ एकीकृत करता है
- जब नेटवर्किंग की बात आती है, तो बाज़ार की पेशकश में विभिन्न वर्चुअल इवेंट प्लेटफ़ॉर्म, जैसे टेक्स्ट, वॉयस / वीडियो चैट, मीटिंग रूम, रियल टाइम पोल और क्यू एंड ए जैसे कार्यात्मकताएं होती हैं।
- अगर यो यू अपने अतिथियों को अपने थोड़ा सुस्ता देना चाहते हैं, कुछ प्लेटफॉर्म भी विषयगत फोटो बूथ की तरह खेल और अन्य कार्यों की पेशकश
- यह सुनिश्चित करने के लिए वैध पंजीकरण कि आप नियंत्रण में हैं कि आपकी घटना में कौन शामिल है, यह एक अनिवार्य है, उसी क्रेडेंशियल्स से दर्पण लॉग-इन की रोकथाम एक अतिरिक्त लाभ है
- यदि आप अपने वर्चुअल एजीएम पर दर्शकों की गतिविधि को ट्रैक करना चाहते हैं, तो एक वर्चुअल ईवेंट प्लेटफॉर्म चुनने की सलाह दी जाती है जो विस्तृत एनालिटिक्स प्रदान करता है
- और जब से आप एक एजीएम की मेजबानी कर रहे हैं, तो एक संसाधन केंद्र या अटैची रखने की हमेशा आपके सहयोगियों के लिए उपलब्ध कराए गए डेटा और दस्तावेजों के लिए सिफारिश की जाती है।
- प्लाटू उन सभी सुविधाओं को समायोजित करने वाले कुछ प्लेटफार्मों में से एक है
- प्रो टिप - एक ऐसा प्लेटफ़ॉर्म चुनें जिसमें बैकअप सर्वर हों ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपका वर्चुअल एजीएम ग्लिच फ्री है , प्लाटू अपने सभी ईवेंट के लिए बैकअप सर्वर का उपयोग करता है
- आभासी घटना डिजाइन
- वर्चुअल इवेंट डिज़ाइन आपके वर्चुअल इवेंट के लिए इमर्सेंसी का स्तर तय करता है
- एक आभासी एजीएम के लिए, अधिकांश आभासी कॉन्फ्रेंसिंग प्लेटफार्मों की एकरसता को तोड़ने के लिए गतिशील डिजाइन होना महत्वपूर्ण है
- कुछ हाइब्रिड वर्चुअल इवेंट प्लेटफ़ॉर्म जैसे प्लाटू , विषयगत डिज़ाइनों के एकीकरण की अनुमति देते हैं, जिनका उपयोग आप किसी भी कॉर्पोरेट थीम या व्यवसाय को अपने ईवेंट के लिए पुन: बनाने के लिए कर सकते हैं
- प्लाटू में डिज़ाइन भागीदार भी हैं जो सभी प्रकार की आभासी घटनाओं के लिए इमर्सिव, थीम - आधारित डिज़ाइन बनाने में विशेषज्ञ हैं
- ड्राई रन और टेक चेक
- आपको अपने सभी स्पीकर्स के साथ अपने वर्चुअल एजीएम के लिए कम से कम दो ड्राई रन का आयोजन करना चाहिए और इवेंट से पहले सभी टेक स्पेक्स को अच्छी तरह से करना चाहिए
- कैमरा, लाइट और इंटरनेट सेटिंग्स के संदर्भ में हाइजीन की जांच भी अप्रत्याशित आश्चर्य को रोकने के लिए चर्चा की जानी चाहिए
- स्ट्रीमिंग
- वीडियो स्ट्रीमिंग किसी भी आभासी घटना का एक अविभाज्य हिस्सा है
- अपने वर्चुअल इवेंट फीड की देखभाल के लिए एक विश्वसनीय लाइव स्ट्रीमिंग सर्वर या भरोसेमंद स्ट्रीमिंग पार्टनर होना महत्वपूर्ण है
- प्लाटू दोनों आपको सिखाते हैं कि कैसे अपनी खुद की धाराओं को प्रभावी ढंग से चलाएं और साथ ही उत्कृष्ट स्ट्रीमिंग पार्टनर प्रदान करें
- डेटा साझा करना
- ऐसे दस्तावेज़ हो सकते हैं जिन्हें आप वास्तविक समय में संपादित करना चाहते हैं, जैसे समीक्षा रिपोर्ट या मीटिंग के मिनट, दस्तावेज़ों या पत्रक के लिए क्लाउड-आधारित प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करना, जिसे सभी समय में सभी हितधारकों द्वारा संपादित किया जा सकता है, यह एक बुद्धिमान निर्णय है
- डाटा सुरक्षा
- कम से कम, लेकिन डेटा सोना नहीं है, और आपको अपने इवेंट को एक ऐसे प्लेटफ़ॉर्म पर होस्ट करना चाहिए जो आपकी कंपनी और सहभागी डेटा के साथ किसी भी दुर्घटना को रोकने के लिए सभी डेटा सुरक्षा प्रोटोकॉल को पूरा करता है।
जब तक आप इन युक्तियों पर विचार करते हैं, तब तक आप अपने अगले वर्चुअल एजीएम को एक वर्चुअल इवेंट विशेषज्ञ की तरह होस्ट कर सकते हैं।
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