Best tips and tricks to host successful virtual events ( सफल आभासी घटनाओं की मेजबानी करने के लिए सर्वश्रेष्ठ युक्तियाँ और चालें )

 1) अंतिम रूप - प्रारूप, उपस्थितियों और अवधि की संख्या  

● यह अंतर्निहित उद्देश्य से शुरू होता है। अपने वर्चुअल ईवेंट से प्राप्त होने वाले परिणामों के बारे में स्पष्ट रहें। क्या यह लीड जनरेशन, कर्मचारी प्रेरणा या मार्केटिंग गतिविधि है। यह निर्णय करना महत्वपूर्ण है।     

● एक बार निर्णय लेने के बाद, प्रारूप पर काम करें - वर्चुअल कॉन्फ्रेंस, वेबिनार, प्रदर्शनी, जॉब फेयर या कोई अन्य।     

● इस बीच, आप अपने कार्यक्रम में उपस्थित होने वाले प्रतिभागियों की संख्या का अनुमान लगा सकते हैं। दिन और अवधि तय करना न भूलें।     

 

2) वर्चुअल प्लेटफ़ॉर्म तय करें

● एक बार जब आपने बिंदु 1 के तत्वों को तय कर लिया है, तो अपने वर्चुअल इवेंट को होस्ट करने के लिए एक वर्चुअल प्लेटफ़ॉर्म देखें।     

● वर्चुअल प्लेटफ़ॉर्म पर विचार करते समय जांचने की चीजें - यह कितना अनुकूलित है, यह कितने समवर्ती क्लिक को संभाल सकता है, नेटवर्किंग विशेषताएं क्या हैं, यह वीडियो स्ट्रीमिंग की गुणवत्ता क्या प्रदान करती है और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि डेटा एनालिटिक्स रिपोर्ट। एक चेकलिस्ट बनाएं और जब आपको सभी टिकों के साथ एक प्लेटफॉर्म मिल जाए - इसे सब्सक्राइब करें।     

● सिफारिशें: ड्रीमकास्ट, कीस्टोन ग्लोबल, प्लाटू, ब्रीला एंड स्ट्रीम।     
 

3) अच्छी सामग्री बनाएँ

● वक्ताओं की अच्छी लाइनअप, प्रासंगिक विषय, उत्पाद लॉन्च, उद्योग घोषणाएं और समाचार, ट्रेंड चार्ट, भविष्य के रुझान - इन के आसपास आकर्षक सामग्री बनाएं।     

● ईवेंट प्रवाह की सूची बनाएं और लॉगिन पेज, लॉबी, ऑडिटोरियम, ब्रेकआउट सेशंस, एंगेजमेंट ज़ोन (यदि आप कुछ Gamification की योजना बना रहे हैं, तो स्रोत कोड प्राप्त करें), प्रदर्शनी बूथ और अन्य सहित प्रत्येक घटक के लिए तैयार वर्चुअल ईवेंट डिज़ाइन प्राप्त करें।     

● एक बार किया, सभी घटकों की कार्यक्षमता की जाँच करें। कुछ ब्राउज़रों और मोबाइल उपकरणों पर परीक्षण करें। विभिन्न परीक्षा परिणाम चलाएँ और जाँच करें।     

 

 

4) नेटवर्किंग विकल्प

● उपस्थित लोगों को शामिल करने के लिए, वीडियो और वॉयस कनेक्टिविटी, पोल, क्यू एंड ए, समर्पित बैठक कक्ष, ट्रेंड आधारित नेटवर्किंग ज़ोन, गेमिफ़िकेशन का उपयोग करके सगाई की गतिविधियों आदि के साथ सार्वजनिक और निजी चैट जैसे कई नेटवर्किंग विकल्प प्रदान करें।     

● यह वर्चुअल ईवेंट को इंटरएक्टिव बना देगा और बेहतर ROI चलाएगा।     

 

5) वीडियो स्ट्रीमिंग

● यह एक मुश्किल काम है। यह एक स्ट्रीमिंग पार्टनर को किराए पर लेने की सिफारिश की जाती है जो स्ट्रीमिंग का ध्यान रखता है और वर्चुअल शो चलाता है।     

● सबसे लोकप्रिय स्ट्रीमिंग सॉफ्टवेयर्स OBS और Vmix हैं।     

● TIP: अधिकांश वर्चुअल प्लेटफ़ॉर्म को HLS लिंक या एक एम्बेड कोड की आवश्यकता होती है और स्ट्रीमिंग सॉफ्टवेयर्स (OBS & Vmix) RTMP लिंक देते हैं। इसे ठीक करने के लिए आप या तो Vimeo, Youtube या Twitch (एम्बेड कोड के लिए) या Wowza या Dacast (HLS लिंक के लिए) जैसे क्लाउड स्ट्रीमिंग सॉफ्टवेयर्स जैसे CDN का उपयोग कर सकते हैं।       

 

6) वक्ताओं और आयोजकों के साथ ड्राई रन

● वर्चुअल इवेंट स्पेस सभी के लिए बहुत नया है। एक ग्लिच फ्री ईवेंट होस्ट करने के लिए, ईवेंट से पहले कम से कम 2-3 बार स्पीकर के साथ सूखा रन करें। उन्हें फंक्शंस बताएं और फॉलो करने के लिए क्या कदम उठाने चाहिए। उन्हें निर्देशों की एक सूची दें, क्या करें और क्या न करें।     

● उपस्थित लोगों के लिए, उन्हें पंजीकरण, प्लेटफ़ॉर्म की कार्यक्षमता और अन्य सुविधाओं के साथ मदद करें। यह एक ईमेल के माध्यम से किया जा सकता है जो अपने पंजीकरण के बाद उपस्थित लोगों के पास जाता है।     

 

7) लोड परीक्षण और तकनीकी सहायता

● प्लेटफ़ॉर्म के बारे में सुनिश्चित होने के लिए, अपने ईवेंट से पहले अपने वर्चुअल प्लेटफ़ॉर्म विक्रेता से लोड परीक्षण रिपोर्ट के लिए पूछें। यह एक महत्वपूर्ण कदम है।     

● घटना के दौरान तकनीकी सहायता प्रदान करने के लिए (सर्वर, लॉगिन और अन्य मुद्दों को संभालने के लिए) वर्चुअल प्लेटफ़ॉर्म टीम से हमेशा एक व्यक्ति होता है।     

 

8) डेटा से जानकारी प्राप्त करें

● पंजीकरण के दौरान, अपने उपस्थित लोगों से उस तरह के डेटा के लिए पूछें जो आप चाहते हैं। अपनी यात्रा को ट्रैक करें और अपने उपभोक्ताओं के बारे में सार्थक जानकारी हासिल करें। डेटा का सावधानीपूर्वक अध्ययन करें और तदनुसार अपनी मार्केटिंग योजना या अगले आभासी घटना को रणनीतिक बनाएं।